Notion 怎麼用？分享我是如何從資料散落各處到把它當人生管理系統

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不知道你是不是把待辦記在 Google Task、靈感丟在手機備忘錄、專案進度放在 Trello、讀到的好文章又存進其他筆記軟體，結果要找個東西，就要從好幾個 App 去找？

找一找還會發現一個嚴重的問題，就是一個專案的資料，不只散落在各處，還常常會發現在 A、B、C 三個 App 裡都有紀錄到重複的資訊，這就是我一開始遇到的真實困境。

這篇會分享我怎麼從資料散落各處的小白到現在打造屬於自己 Notion 人生系統的經驗，帶你搞懂 Notion 是什麼、怎麼用、我是怎麼入門的，最後分享我怎麼一路養成一套幫我把工作和生活收在一起的人生管理系統。

Notion 是什麼？

Notion 是一套能做出會議記錄、閱讀管理、食材管理、專案管理、個人網站、團隊協作、知識手冊等等，各式各樣系統的工具，並且能跨裝置（手機、平板、電腦、網頁）使用。

Notion 像一盒樂高積木，不預設你一定要拿它來記筆記或做專案，而是給你積木零件（文字、清單、表格、資料庫…），讓你自己拼出想要的模樣。

• 想寫筆記？只要打開一個頁面，就可以紀錄你的想法。
• 想管專案？善用資料庫，也能變個人、團隊協作的專案管理。
• 想做網站？把頁面打造好，就可以一鍵公開變成公開頁面。

Notion 是一套自由度非常高的軟體，這也是為什麼很多人第一次用會有點暈，它太自由了，容易讓人不知道從哪裡下手。但一旦掌握這套工具，你會發現過去要開五、六個 App 才能做的事，一個 Notion 就可以解決了。

而且 Notion 不知道是不是受其他 AI 工具影響，近幾年 Notion AI 發展速度超快！有以下幾種 AI 功能應用：

• Notion AI：讀取你工作區的資料給予你資訊，甚至能直接幫你打造資料庫、內容等等。
• Notion AI Meeting：可以錄製會議紀錄，並且會抓取頁面內容和你寫的筆記，在 30 秒內給你總結摘要。（多數軟體通常只抓逐字稿，不抓其他資訊）
• Notion Agent：可以設定你的工作流程，固定在某段時間執行某個你設定好的工作流。
• Notion Skill：設定好你的 Prompt，在你需要的時候叫出來，例如打造品牌圖、英翻中、生成流程圖等等。

只要你清楚自己的需求、工作流程，我覺得 Notion 會是非常好用的工具。

Notion 適合誰？

我擔任過 9 屆 Notion 訓練營的助教，每一屆都會有 200-300 位來自各行各業的學員：醫師、全職接案、自媒體創作者、金融業、教育業、學生……，雖然這些人乍看之下八竿子打不著，但他們想學 Notion 的共通點，通常都是以下幾點：

• 想把散落各處的東西，收成一套適合自己的系統。
• 想讓工作或生活更有效率、更有掌控感。
• 想把學到的知識穩定輸出、累積成自己的東西。

而且在我們每一屆結營時，回饋表單中都有 100 多人填寫，整體的滿意度都在 9.3/10 以上，對於自己當初想學 Notion 的痛點多數也反映有明顯的改善！

我覺得 Notion 正是解決這些痛點的工具，因為它可以像樂高積木一樣自由拼接出屬於自己的系統，去解決你想得到的問題！

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我用 Notion 解決的問題，4 大真實案例分享

為了讓你更清楚 Notion 到底能做到什麼，直接帶你看我「正在用它解決哪些真實問題」。下面每個系統，都是我自己在工作和生活裡幾乎天天在用的。

每一個系統我會照這個順序拆給你看：當初卡在什麼痛點、這套系統怎麼解、還有我打造它時的關鍵思路。

行銷個人作品集

{{step:痛點：受夠用 PDF 寄作品集}}

過往我打造作品集都是存成 PDF 檔寄給公司，但我使用上發現 1 個致命缺點：就是我一旦「寄出去」以後，就完全無法更新了！

{{step:用 Notion 做作品集幫我解決什麼樣的問題}}

後來我使用 Notion 做作品集以後，我發現幾個非常大的好處

1. Notion 分享出去後，是一個「線上網站」，所以我即使寄出後，我還是可以在上面做更新，公司永遠看到都是最新的版本。
2. 我每一間公司都打造客製化作品集，但有一些共用資訊我用「同步區塊功能」，讓我只要更新 1 個地方，就可以更新數份作品集

{{step:打造 Notion 作品集的關鍵思路}}

我用 Notion 做作品集有被身邊朋友回饋說：「大部分人都不會用 Notion，你這樣做會很扣分喔，我建議你還是要用 PDF。」，這句話給我滿大的啟發，但沒有阻止我繼續用 Notion 做作品集這件事情。

讓我在後續在打造作品集時，加入幾個非常重要的核心考量：

1. 避免過多跳轉：我是打造「一頁式作品集」，避免不熟悉 Notion 的人在跳轉中迷路，我整份作品集中只有「我過往經營的社群」以及「做過的文章」需要點擊到外部連結觀看。
2. 不使用資料庫：這份作品集其實我已經大更新了 4 個版本，第 1~3 版本我都用了大量的資料庫，但我給身邊沒有用 Notion 朋友觀看時，發現使用資料庫會造成非常多的跳轉，沒有設計非常清楚的引導，很容易會讓他人迷路，所以我為了完全避免這種情況發生，目前的 Ver4 版本是沒有任何資料庫和需要跳轉到其他 Notion 頁面。

內容產製系統

{{step:痛點：一堆靈感和筆記卻沒變成文章}}

• 我以前的內容產出是看感覺在寫，完全沒有照著 SEO 的步驟去規劃。
• 靈感庫存了一堆東西，真正變成文章的沒幾篇 ！
• 有時候會同時寫好幾篇，常常忘了哪篇進度到哪裡。

{{step:內容產製系統幫我解決什麼樣的問題}}

• SEO 完整步驟：和 Claude code 合作規劃出的 SEO 頁面模板，就能非常確實的去審核我每一步有沒有做確實。
• 靈感變文章：目前這系統，我只要有任何靈感，就用手機捷徑快速存進靈感庫，當我打開這套系統後，把要寫的靈感套用「SEO 頁面模板」後，只需要評估什麼時候要寫就好。
• 進度好管理：再來就是每一篇文章我都會設定固定的任務，所以我能很快知道我目前這篇進度到哪裡。

{{step:打造內容產製系統的關鍵思路}}

我覺得內容產製系統最最最核心的是和 Claude Code 合作規劃出的 SEO 頁面模板

• 頁面模板真的大幅降低我每一次撰寫的壓力，而且也能更確實做好 SEO。
• 我每一次產出都會請 Claude Code 去復盤我這一次的產出，看有沒有哪邊需要簡化、調整，然後再回頭調整我的頁面模板。
• 定期會去爬我的 GSC 和其他數據，再來一起討論要怎麼調整文章方向、頁面模板等等。

補充說明：頁面模板是指資料庫內的模板，只要建立 1 次框架，後續在資料庫內新增頁面都可以直接套用你做好的模板。

多人協作進度管理系統｜Notion 教學團隊

{{step:痛點：沒辦法知道每個人的進度在哪裡}}

在一個團隊裡面工作，我最討厭的有 2 件事

1. 無法了解進度：不知道其他團隊成員目前專案進度到哪裡，必須要去主動問、去催才知道進度到哪裡。
2. 資訊不透明：每個人都用自己的專案管理系統，經驗、流程是留在「他的專案管理系統」裡面，下一次要做類似專案你只能去問他，如果他離職或請假，又沒做好經驗傳承，就等於全部重頭開始。

而且我們 Notion 訓練營教學團隊是「全遠距協作」，團隊文化是「非同步溝通」，所以去問專案進度不太會立刻得到回覆，所以有一個好的進度管理系統就變得更重要。

{{step:多人協作進度管理系統幫我解決什麼樣的問題}}

所以我們 Notion 訓練營的教學團隊全部的人都是共用同一個專案管理系統，並透過負責人、參與者的方式去判斷每一個任務誰要負責，用這系統之後，解決了以下問題

• 關於每一個專案、任務，我們都統一更新在這個資料庫的對應任務裡面，下一次遇到類似任務就知道要去哪裡找資料。
• 每一個人的專案進度只要點開這資料庫，就一覽無遺。

{{step:打造多人協作進度管理系統的關鍵思路}}

打造團隊的進度管理系統，有一個最需要注意的地方是：「每個人可以打造專屬於自己的工作台，並且把資料庫建立分身資料庫到自己的工作台」

因為每個人的工作流程以及需要看到的資料是完全不一樣的，所以需要「統一一個資料庫，但建立該資料庫的分身，設定好特定篩選」，去做到個人化的頁面管理。

知識手冊

{{step:痛點：經驗完全沒有累積，導致每次新專案都要重頭開始}}

在職場已經打滾好幾年，待過近百人公司也待過不到 10 人的小公司，兩者都開 10 年左右，發現 2 個最大的問題

• 沒有紀錄 SOP 習慣的公司：每開始一個新專案都只能「問人」，而且如果遇到比較不擅長結構化表達的同事，通常都要問好幾次才會得到全部的資訊，重點是如果一個專案不只一個合作對象，你問不同人可能會得到天差地遠的方向和做法。
• 有紀錄 SOP，但沒統一紀錄的公司：雖然有 SOP 可以參考，但這些 SOP 都是 2-3 年前的，然後去問了好幾個同事才發現，其實有更新的版本。

{{step:知識手冊幫我解決什麼樣的問題}}

用 Notion Wiki 紀錄 SOP 是非常適合的，主要有以下幾點

• 團隊成員只需要懂「Notion 基礎區塊」功能，即可編修手冊。
• Notion Wiki 本質上是資料庫，因此可以管理手冊編修進度、指派負責人等等。
• Notion AI 可以指定 Wiki 去做問答，AI 給出來的答案一定是從這個 SOP 知識手冊出來的。

{{step:打造知識手冊關鍵思路}}

在紀錄知識手冊的時候，通常我會有以下幾個原則：

• 通常每一個頁面標題就是一個具體問題，這樣方便後續查找。
• 沒有標準答案的經驗，可以紀錄原則、底線、團隊過往怎麼處理的。
• 有標準答案的流程，就如實紀錄下 SOP。

我的 Notion 養成之路：從零基礎到能打造出自己的系統

看完我目前用 Notion 打造這些系統系統，接著就來看我是怎麼從零基礎變成現在可以打造出這麼多系統的過程！

但必須坦白講，我一開始接觸 Notion 並不是知道他有多好用，而是「我有一個明確要解決的問題」，我想要找到能解決我問題的工具以及思維。

階段一：有明確想解決的問題

一開始我主要是因為碰到這些困境：

• 我想要培養寫日記習慣，看到自己的盲點。
• 我會拖延、沒有規劃，想要學會怎麼規劃自己的工作和生活，讓自己變更可靠。

為了解決這兩個問題我嘗試了非常多數位工具，像是格誌、Trello、Evernote 等等，使用了 1 年多，都沒能很好的改善我的問題。

所以我開始上網搜尋有哪些厲害的講師、創作者在分享這些內容，就剛好被雷蒙的 Notion 實戰課程打到痛點，在 2021 年從這堂課程開始接觸 Notion 這套工具。

階段二：透過「模仿」打造屬於自己的任務回顧系統

開始上課後，我就跟著課程中所教學的打造屬於自己的簡單的任務回顧系統（任務資料庫 + 日記資料庫），在遇到操作問題的時候，再回去翻課程中的功能教學，就這樣慢慢摸索 1-2 個月左右，我就用這個復盤系統寫了 30 幾篇日記，感覺自己有慢慢步入軌道，獲得一些成就感！

雖然我培養寫日記習慣已經有改善了，但我還是遇到一些問題

1. 我的拖延症和沒有規劃的狀況並沒有改善 😅
2. 當時我就有上網下載一些別人的模板，對我來說幫助都不大，就很像穿了完全不是我尺寸的鞋子。
3. 想試著自己去打造自己的系統，但打開 Notion 頁面後完全不知道該怎麼做，盯著螢幕發呆好幾分鐘。

這時候雷蒙剛好推出第一屆 Notion 線上訓練營，當時主打 30 天能打造出一套數位人生系統，看到這個的時候其實滿頭問號，因為「數位人生系統」對我來說是非常抽象的東西，我不知道學了到底有沒有幫助，也不知道學完能不能真的打造出屬於自己的系統。

但價錢在可以承受範圍內，再加上我過往上過雷蒙的課程是真的能感受到他對於教學的用心和堅持，於是捏了一下就買下去了！

階段三：學會從需求和工作流程中打造出自己的系統

開始上為期 30 天的訓練營後，我真的是對 Notion 教學的方式大開眼界！主要是每週都會產出 1 份作業（aka Notion 系統），從中會學到很多 Notion 功能，而且助教都會給予回饋！還有不知道怎麼做的時候，可以參考其他人怎麼做的！！

除了上面這些以外，訓練營裡面有一個我在課程初期沒辦法理解的作業條件，叫做「寫下你打造系統的思路」，也就是要寫下你為什麼做的系統、要解決你什麼需求、你過往的工作流程是什麼？

我當時心裡想說：「寫這個要幹嘛？？好花時間啊！我直接做不行嗎？」，但基於當時的作業要求，我身體還是很老實的一句一句把系統思路寫下來了。

大概過了 21 天，我開始做專案管理系統的時候，慢慢發現寫系統思路的好處了，有寫下思路才發現：「原來我有這些盲點、原來我過往規劃一個專案是這樣思考的、原來我有這個需求！」

然後再根據寫下的這些思路，慢慢地去規劃我要在 Notion 系統中，怎麼樣安排由上到下的順序去符合我每天的工作流程，以及要安排什麼樣的功能解決這個需求。

除了這些以外，也會有滿多其他同學來逛我的作業，發現有不少人會滿認真逛我寫下的思路，然後給予我一些回饋：「我也有這個問題，並且我是用 _____ 方法解決的」，我也會去逛其他人的作業，然後從其他同學的作業思路中看到他跟我一樣都有「拖延症」+「工作生活沒有規劃」的問題，但他是用了另一個解決方法。

就是從我確實做好「寫思路好好挖掘自己的需求和工作流」這件事開始，我突然有種茅塞頓開的感覺！

階段四：要好好評估真實情況去循序漸進的增加與刪減

當開始學會一些 Notion 功能，也知道怎麼挖掘自己需求、打造出自己的系統的時候，我曾陷入一種走火入魔的情況，就是會無限的延伸自己的需求，甚至可能會「假想」一些需求，去打造出非常龐大、臃腫的系統。

就以日記系統為例，我訓練營結束後其實已經連續寫了 130 幾天的日記了，這套系統也用得好好的！但我就覺得「我現在 Notion 能力不錯、也很會挖需求，我來加功能吧！」

然後我日記系統原本只有「任務資料庫」和「日記資料庫」，我當時又多挖了幾個「需求」，但其實對當時的我這需求並不強烈也不急迫。

1. 我想要更了解自己的喜好和討厭什麼。
2. 我想要更了解自己的價值觀。

然後就在日記系統裡面又一次增加「喜歡資料庫」、「討厭與挫折資料庫」、「價值觀資料庫」，每次寫日記就多了 3 個步驟，並且要多花至少 3~5 分鐘去寫日記，就讓寫日記這件事產生壓力，於是我寫日記的紀錄就被中斷了，甚至停擺了好幾個月！

後續就果斷把這些多出來的東西直接刪了，然後從最簡單的系統重新開始，才把寫日記這習慣撿回來！

也讓我養成一個習慣：「我會定期去審視自己的 Notion 系統」，只要我發現有某些區塊、資料庫屬性、檢視我沒什麼在使用，我會先標記一個 ⚠️，然後再過一段時間後，我還是沒在用，我就會把這個地方果斷刪掉，減少我使用系統的壓力以及干擾。

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打造自己的系統最常踩的幾個誤區

分享完心路歷程，接著就來分享我自己真實踩過的巨坑，以及我擔任 Notion 教學者 5 年來觀察到的現況！希望能幫你在打造系統這條路能夠跳過這些坑。

誤區一：一直研究工具、功能，但沒想清楚要解決什麼問題

我外出演講偶爾會遇到學員詢問：「某些 Notion 功能怎麼用、我想學 n8n、我想學 Notion AI」，通常我都一定會反問「你學這個是有什麼樣的需求或問題想解決嗎？」，然後會得到這個回覆：「我還不知道誒！」

我覺得在學任何工具之前，都可以先回過頭來了解自己平常的工作流程、需求是什麼，像是如果你一天有 16 小時都在用手機工作，或許 Notion 就不一定是你的首選，因為 Notion 手機版相較來說做的沒那麼好操作。

就像我一開始學 Notion，我的目標是「培養寫日記習慣，看到自己的盲點」、「改善拖延症」。

誤區二：一下子就想蓋一座城堡

看到別人華麗的模板就想一次複製，結果版面越搭越複雜，自己看到這 Notion 系統反而產生壓力不想使用，就本末倒置了！

建議先從「最核心的需求」開始解決，以專案管理系統為例，一開始可以先建立 1 個專案或是任務資料庫，裡面先塞最必要的屬性，例如狀態、日期，用得順了再慢慢加東西，用不順或用不到也要記得勇敢的斷捨離，減少你的資訊干擾。

就像你搬進一個新家，通常傢俱、家電也會是一步一步慢慢去添購，如果你一下子就塞太多東西進來，你會發現很多東西其實不太需要，甚至會讓你打掃起來更有壓力。

誤區三：看到模板就拿來用

免費模板逛得很開心，一個接一個複製進工作區，結果每個模板都用兩天就荒廢。模板是別人的邏輯，真正適合你的系統，是你自己邊用邊長出來的那一套。

就以我來說，我還是很常複製其他人的模板，但我會去拆解模板使用流程和每個區塊、資料庫屬性是拿來解決什麼樣問題，能不能參考添加到我的 Notion 系統，解決我目前的困境。

添加進來後，我會試著去跑幾週，甚至 1-2 個月，如果發現不適合，我也會果斷地刪除。

誤區四：把「調整系統」當成「有生產力的事情」

系統都還沒實際使用過，就花好幾天，甚至好幾個禮拜，調 icon、把版面美化到像作品集，做完雖然會很有成就感，但後來我發現這是一種很難被辨識的拖延症狀。

這邊不是指「你不能把你的系統做得美美的或是不能調整細節」，因為一個好看、有巧思的系統，確實會讓心情變得更好，提升使用的動力。

而是你在建系統可以先做到心目中的 60-70 分的模樣，實際去跑跑看，解決你當初打造這系統要解決的問題，再慢慢調整，而且你還是有時間可以逐步把系統變得很美的！不急著在還沒使用的情況（或初期）就在調整重要性相對沒那麼高的細節。

就像我之前在做 Notion 作品集時，就花了將近 1 個月調一些設計、互動的小細節，把最重要的「求職」進度瘋狂延後，後來我把作品集分享給身邊朋友獲取回饋時，發現這些設計和互動小細節根本不影響整體。

那為什麼是 Notion？我有在用其他數位工具嗎？

看到這裡你可能會想：講了這麼多系統，那到底為什麼選擇用 Notion？

老實說，不是因為 Notion 最強、最完美。是因為它剛好符合我最多、最核心的需求：

• 能把前面提到那些系統（專案、內容、作品集、知識手冊）全部收在同一個地方，資料庫彼此還能用「關聯 Relation」功能互相關聯，方便我看到不同資料庫彼此之間的關聯。
• 能把「使用流程／說明」直接寫在系統旁邊，隔一陣子回來看也不會忘記怎麼用，而且在團隊協作也超好用！！
• 客製自由度夠高，可以慢慢長成完全符合我需求的樣子。
• 還有 Notion AI 最近越來越強，它已經變成僅次於 Claude Code 懂我的 AI 工具了，只要簡短一句話「我上禮拜三做了什麼事情」，它就會去抓任務、日記、專案資料庫，並列給我重點。

但我不是「只用 Notion」的人 🦕：

• 需要被提醒某個任務的時間，我還是用 Google Calendar，它的提醒就是比 Notion 好用。
• 一些瑣碎、當下想到、根本不需要回顧的想法，我就用 手機備忘錄 隨手記，不硬塞進 Notion。
• 需要記帳的時候，市面上已經有太多記帳 APP 遠遠超越 Notion。

你可能會想：「欸，開頭你不是說東西散在好幾個 App 很痛苦嗎？怎麼你自己還用這麼多工具？」

這邊我想分享「開頭的我和現在的我」差別在於

培養挖掘自己需求和工作流的思維

講了這麼多，其實我最想留給你的不是某個功能，而是一句話：

只要持續的練習「遇到問題 → 分析需求與工作流 → 建立系統 → 修正系統」這套思考方式，換到任何工具都能打造出屬於自己的系統。

Notion 對我來說，是目前用起來最順手、最符合我需求的工具，或許幾年後就會跳槽到其他工具也說不定。
（身為一個 Notion 講師分享這個有點在砸自己飯碗 😂 但我覺得事實就是如此）

希望這一篇的經驗分享，能夠幫助你在打造自己的 Notion 系統路上更加順利！

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延伸閱讀

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