Notion 按鈕教學：一鍵新增多個任務，並自動填入任務截止日

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如果你也在做專案管理，一定遇過這種困境：每新增一個專案，光是把一堆任務的截止日「一個一個」手動填進去，就要花掉好幾分鐘，任務越多、填越久，還很容易填錯 🥲。

我自己有和女友一起經營自媒體要拍短影片時特別有感，因為這類專案的時程幾乎都是固定的：

• 1~2 個月前：定案企劃
• 1 個月前：完成拍攝
• 3~4 週前，初版影片產出
• 2~3 週前，影片定案並排程

這種「每一步都固定、時程也能預測」的任務，其實就是一套「有固定 SOP」的任務。

而這篇要教的 Notion 按鈕，最適合的就是這種「有固定 SOP」的任務：只要步驟和時間點每次都差不多，就能一鍵新增、自動排好截止日。

反過來說，如果你的專案裡面的任務截止日，每次都長得不一樣、沒有固定節奏，那這篇的教學效果就沒那麼明顯囉 ！但也會鼓勵你找出這類型專案「有固定 SOP」的任務，並且使用這篇文章教學的按鈕！

為什麼你需要 Notion 按鈕？手動排截止日的風險

光看文字可能沒感覺，直接看看影片的實際效果吧 👇

Notion 按鈕是什麼？能做的事一次看懂

Notion 按鈕（Button）你可以把它想成資料庫裡的一顆快捷鍵：你每次都要重複點的那幾步，先把要做的步驟設定好，之後點一下就全部跑完。

大部分人用 Notion 按鈕都知道可以「新增一筆資料」，但動作選單其實有 10 個動作可以選（還有一個「封存頁面」正在分批開放中）：

⚠️ 最後三個（傳送郵件、Webhook、Slack 通知）是付費方案限定，其餘免費版就有囉！這篇只用到「建立頁面」＋「更新頁面」，所以免費版也做得出來。

我覺得按鈕不是拿來炫技的功能，是拿來把「你每次都一樣的那幾步」設定好。所以與其問「按鈕能做什麼」，不如先問自己一句：「我有哪件事，是每次都用同一個順序做第二遍以上的？ 」。

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Notion 一鍵新增任務、自動填截止日的運作原理

在動手之前，先花 1 分鐘搞懂原理，後面設定你才比較不會迷路。

這套系統其實只有 2 個資料庫：專案資料庫、任務資料庫。運作邏輯拆成三步：

1. 透過 Notion 的匯總（Rollup）功能，讓「任務資料庫」抓到「專案資料庫」的專案完成日
2. 讓 Notion 按鈕去填入「任務資料庫」的完成-X 天（按鈕只要設定一次，之後就能無限次套用）
3. 在「任務資料庫」建立一個完成日公式

「完成日」公式運作邏輯：專案完成日 減去 完成-X 天，就會自動算出這個任務該在哪一天完成。

原理懂了，接下來就是實作。下面三段會帶你走完：先建好兩個資料庫，再把按鈕放進模板，最後實際跑一次。

建立專案與任務的資料庫

先建立兩個資料庫，屬性照著下面設定。

專案資料庫需要的屬性：

行動任務資料庫需要的屬性：

屬性建好後，把下面這段完成日公式貼到任務資料庫「完成日」欄位裡：

{{copy:dateSubtract(專案完成日.first(), 完成-X天, "days")}}

完成日的公式怎麼設定，可以照著底下影片操作：

在專案資料庫的頁面模板裡放 Notion 按鈕

這一段要讓按鈕真的動起來，分成 3 件事：

1. 先在專案資料庫建立一個「頁面模板」。
2. 先設定按 Notion 按鈕的「新增任務」與「自動填寫截止日」步驟，再透過建立副本新增 N 個任務。
3. 之後每開一個新專案，套用它就自帶這顆按鈕。

因此可以先在「專案資料庫」建立一個新的頁面模板。

設定 Notion 按鈕，能新增任務和自動填寫截止日

重要：接下來的按鈕，一定要建立在專案項目資料庫的「頁面模板」裡面。

{{step:輸入 /按鈕 新增按鈕，動作選「建立頁面」}}

{{step:資料來源選「行動任務資料庫」}}

{{step:點「編輯屬性」設定這個任務要帶的屬性}}

• 點擊「編輯屬性」可以新增屬性

{{step:再新增一個動作「更新頁面」，對象選「➊ 已新增頁面」}}

{{step:「設定屬性」選「截止日」，然後點「自訂公式」}}

{{step:在自訂公式裡選「➊ 已新增頁面 → 完成日」，最後按右上角「儲存」}}

設定完成後，自訂公式會長這樣：

設定 Notion 按鈕，複製出後面的 N 個任務

{{step:接著請按「儲存副本」建立後續 N 個步驟（請根據你自己的工作流程而設定）}}

• 儲存副本 = 建立副本

{{step:建立後記得把新的步驟往下移動}}

{{step:之後每個新任務，就重複上面的步驟 3～6}}

• 把「完成-X 天」的天數改成你要的數字，直到把整個流程的任務都排完為止。

建立一個行動任務資料庫分身進專案的頁面模板

最後一步，在專案資料庫頁面模板裡放一個「行動任務資料庫的資料來源的連結瀏覽模式」，之後開專案時，就能一眼看完這個專案要做哪些事、各自什麼時候到期。

建立行動任務資料庫分身並設好篩選

{{step:建立行動任務資料庫的「資料庫來源的連結瀏覽模式」}}

{{step:行動任務資料庫的篩選設定如下}}

• 任務狀態可以選擇「未開始 + 進行中」
• 篩選專案項目庫（關聯）一定要選到頁面模板本身喔！

套用頁面模板實際跑一次

{{step:在專案資料庫新開一個頁面套用頁面模板}}

{{step:在新開的這個專案頁面填入「專案完成日」}}

{{step:點擊剛剛建立好的按鈕，看「完成日」的公式是否有如預期的跑成功}}

總結：把固定流程的任務，交給一顆 Notion 按鈕

整篇看下來，其實核心概念很單純：只要你的專案流程是「可預測、時程固定」的，就值得花 20 分鐘設定一次這顆 Notion 按鈕，之後每接一個新專案，都能免去要手動填截止日，也不用擔心填錯日期！

歡迎在下面留言告訴我：你在操作 Notion 按鈕上遇到哪些問題？也可以跟我說，你最想把哪個流程自動化？

自動填寫日期能夠直接用免費版功能 Notion 按鈕做出來，要特別感謝 Notion 顧問 CK 的回饋，因為我原本是用 Automation 功能去做， Automation 要付費版本才能用。

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